Reservations Supervisor - The Barcelona EDITION

Profile

Job Information
Marriott
Reservations Supervisor - The Barcelona EDITION
in
Barcelona
Spain
Job Number
23033547
Job Category
Reservations
Location
The Barcelona EDITION, Avinguda de Francesc Cambo 14, Barcelona, Barcelona, Spain
Schedule
Full-Time
Located Remotely?
N
Relocation?
N
Position Type
Non-Management
POSITION SUMMARY
RESUMEN DE LA POSICIÓN
Assists Director of S&M and Head of Revenue to oversee accuracy of room blocks, reservations, and group market codes. Communicates company values and/or culture to new employees and reviews and implements new Reservations procedures. Is responsible to assist management in training, scheduling, evaluating, counseling, disciplining, motivating and coaching employees; serve as a role model and first point of contact of the Guarantee of Fair Treatment/Open Door Policy process. Assists with Revenue Management and other Managerial duties in the absence of the Director of S&M and Head of Revenue.
Dar apoyo al Director de S&M y a Revenue para supervisar la precisión de los bloques de habitaciones, las reservas y los códigos del mercado de grupos. Comunicar los valores y/o la cultura de la empresa a los nuevos empleados y revisar e implementar nuevos procedimientos de reserva. Responsable de ayudar al management con las formaciones, la programación, la evaluación, el asesoramiento, la disciplina, la motivación y el coaching con los empleados; ser como un modelo a seguir y el primer punto de contacto en el proceso de Garantía de trato justo / Política de puertas abiertas. Dar apoyo con el Revenue Management y otras tareas de management en ausencia del Director de S&M y el Jefe de Revenue.
CRITICAL TASKS / TAREAS IMPORTANTES
Policies and Procedures
/ Políticas y procedimientos
Protect the privacy and security of guests and coworkers.
Proteger la privacidad y seguridad de los huéspedes y compañeros.
Maintain confidentiality of proprietary materials and information.
Mantener la confidencialidad de los materiales e información que sean propiedad del hotel.
Follow company and department policies and procedures.
Seguir las políticas y procedimientos de la compañía y el departamento.
Ensure uniform, nametags, and personal appearance are clean, hygienic, professional and in compliance with company policies and procedures.
Asegurar que el uniforme y el aspecto personal sea limpio, higiénico, profesional y cumpla con las políticas y procedimientos de la compañía.
Protect company tools, equipment, machines, or other assets in accordance with company policies and procedures.
Proteger los materiales, equipos, máquinas u otros bienes de la compañía de acuerdo con las políticas y procedimientos de la compañía.
Perform other reasonable job duties as requested by Supervisors.
Realizar otras tareas laborales razonables según lo soliciten los Supervisores.
Guest Relations
/ Trato con el huésped
Address guests' service needs in a professional, positive, and timely manner.
Responder a las necesidades de los huéspedes de manera profesional, positiva y oportuna.
Actively listen and respond positively to guest questions, concerns, and requests using brand or property specific process (e.g., LEARN, PLEASED, Guest Response, LEAP) to resolve issues, delight, and build trust.
Escuchar atentamente y responder positivamente a las preguntas, inquietudes y solicitudes del huésped usando un proceso específico de marca o hotel para resolver problemas, sorprender y generar confianza.
Anticipate guests' service needs, including asking questions of guests to better understand their needs and watching/listening to guest preferences and acting on them whenever possible.
Anticipar las necesidades de los huéspedes, incluyendo hacer preguntas a los huéspedes para comprender mejor sus necesidades y observar/escuchar las preferencias de los huéspedes y actuar acorde a ellas siempre que sea posible.
Assist other employees to ensure proper coverage and prompt guest service.
Asistir a otros empleados para garantizar una cobertura adecuada y un servicio rápido al huésped.
Thank guests with genuine appreciation and provide a fond farewell.
Agradecer a los huéspedes con aprecio y despedirles amablemente.
Engage guests in conversation regarding their stay, property services, and area attractions/offerings.
Involucrar a los huéspedes en una conversación sobre su estancia, servicios del hotel y atracciones/visitas de la ciudad.
Communication
/ Comunicación
Answer telephones using appropriate etiquette including answering the phone within 3 rings, answering with a smile in one's voice, using the callers' name, transferring calls to appropriate person/department, requesting permission before placing the caller on hold, taking and relaying messages, and allowing the caller to end the call.
Responder al teléfono usando la etiqueta telefónica apropiada y respondiendo antes de los 3 tonos, con una sonrisa en la voz, usando el nombre de la persona que llama, transfiriendo llamadas a la persona /departamento apropiado, solicitando permiso antes de poner a la persona que llama en espera, tomando nota de los mensajes e informando a la persona que llama que la llamada va a finalizar.
Speak to guests and co-workers using clear, appropriate and professional language.
Hablar a los huéspedes y compañeros de trabajo usando un lenguaje claro, apropiado y profesional.
Talk with and listen to other employees to effectively exchange information.
Hablar y escuchar a otros empleados para un intercambio de información efectivo.
Provide assistance to coworkers, ensuring they understand their tasks.
Ayudar a los compañeros, asegurando que entienden sus tareas.
Exchange information with other employees using electronic devices (e.g., pagers and two-way radios, email).
Intercambiar información con otros empleados usando dispositivos electrónicos (por ej. Buscas y radios, email).
Prepare and review written documents (e.g., daily logs, business letters, memoranda, reports), including proofreading and editing written information to ensure accuracy and completeness.
Preparar y revisar los documentos escritos (por ej. Libros de registro, cartas, memorandos, informes), incluyendo la corrección y edición de texto y para asegurar la precisión e integridad.
Discuss work topics, activities, or problems with coworkers, supervisors, or managers discreetly and quietly, avoiding public areas of the property.
Discutir temas de trabajo, actividades o problemas con los compañeros, supervisores o managers de una manera discreta y calmada, evitando hacerlo en las áreas públicas del hotel.
Assists Management
/ Ayudar al equipo ejecutivo
Coordinate tasks and work with other departments to ensure that the department runs efficiently.
Coordinar las tareas y el trabajo con otros departamentos para asegurar que el departamento funciona a la perfección.
Serve as a departmental role model or mentor by working alongside employees to perform technical or functional job duties.
Mostrarse como modelo a seguir o mentor frente a los otros empleados a la hora de ejecutar tareas técnicas y funcionales.
Assign and ensure work tasks are completed on time and that they meet appropriate quality standards.
Asignar y asegurar que las tareas se completan a tiempo y que cumplen con los estándares de calidad apropiados.
Encourage and motivate employees to perform their best, take responsibility for tasks and assignments, make decisions and provide input on possible improvements.
Incentivar y motivar a los empleados para que cumplan consus tareas de la major manera possible, responsabilizándose de sus funciones, tomando decisiones y siendo proactivos con posibles innovaciones y mejoras.
Ensure that hourly employees are trained on company core values, job roles, responsibilities, and technical and service aspects of the job.
Asegurar que a cada hora, se forma a los empleados con los valores fundamentales de la empresa, roles de su trabajo, responsabilidades y aspectos técnicos y de servicio del trabajo.
Working with Others
/ Trabajar con otros
Support all co-workers and treat them with dignity and respect.
Ayudar a todos los compañeros y tratarlos con dignidad y respeto.
Handle sensitive issues with employees and/or guests with tact, respect, diplomacy, and confidentiality.
Manejar los problemas más sensibles con los empleados y/o huéspedes con tacto, respeto, diplomacia y confidencialidad.
Develop and maintain positive and productive working relationships with other employees and departments.
Desarrollar y mantener relaciones laborales positivas y productivas con otros empleados y departamentos.
Partner with and assist others to promote an environment of teamwork and achieve common goals.
Asociarse y ayudar a otros a promover un ambiente de trabajo en equipo y alcanzar objetivos comunes.
Actively listen to and consider the concerns of other employees, responding appropriately and effectively.
Escuchar activamente y considerar las preocupaciones de los otros empleados, respondiendo de manera apropiada y efectiva.
Quality Assurance/Quality Improvement /
Garantía y Mejora de Calidad
Comply with quality assurance expectations and standards.
Cumplir con las expectativas y estándares de garantía de calidad.
Physical Tasks
/ Tareas Físicas
Enter and locate work-related information using computers and/or point of sale systems.
Introducer y localizar la información relacionado usando ordenadores y/o sistemas de punto de venta.
Read and visually verify information in a variety of formats (e.g., small print).
Leer y verificar la información visaulmente en varios formatos (por ej. Impresión pequeña)
Move, lift, carry, push, pull, and place objects weighing less than or equal to 10 pounds without assistance.
Mover, levantar, transportar, empujar, tirar y colocar objetos que pesen menos de o igual a 10 kilos sin ayuda
Reservation Services
/ Servicios de reservas
Verify all reservation information with callers to ensure accuracy.
Verificar toda la información de las reservas con las personas que llaman para asegurar la precisión.
Accommodate and document special requests in an accurate and efficient manner.
Acomodar y archivar las solicitudes especiales de manera eficiente y puntual.
Assign confirmation/cancellation numbers and clearly relay this information to callers, giving them the option of emailing and/or faxing these numbers.
Asignar números de confirmación/cancelación y derivar esta información de manera clara a las personas que llaman, ofreciéndoles la opción de mandarles dicha información por e-mail/fax.
Determine the most appropriate room type to meet guest requirements and maximize room rate.
Determinar el tipo de habitación más apropiado para cumplir con las necesidades del huésped y maximizar la tarifa de habitación.
Explain guarantee and cancellation policies to callers.
Explicar la garantía y políticas de cancelación a las personas que llaman.
Use sales techniques when assisting guests in making reservations, including personalizing calls, obtaining complete guest needs, suggesting alternate dates or directing guests to sister properties on sold out days.
Usar las técnicas de Ventas cuando se ayude a los huéspedes en realizar una reserva, incluyendo llamadas personalizadas, obteniendo las necesidades completas de los huéspedes, sugiriendo fechas alternas o dirigiendo a los huéspedes a otros hoteles de la cadena en los días en los que el hotel esté lleno.
Answer guest questions about property facilities/services (e.g., hours of operation, room availability, restricted dates, rates and room types, packages, promotions, entertainment, restaurants, special events).
Responder a las preguntas del huésped sobre las instalaciones/servicios de la propiedad (por ej. Horas de operativa. Disponibilidad de las habitaciones, fechas limitadas, tarifas y tipos de habitación, paquetes, promociones, ocio, restaurantes, eventos especiales).
Describe room accommodations and benefit feature sale amenities to guests.
Describir las facilidades de la habitación y beneficiarse de las ventas de amenities a los huéspedes.
Communicate information regarding designated VIP reservations, including VIP name, company, and title to upper level management.
Comunicar la información referente a las reservas VIP, incluyendo el nombre del huésped VIP, empresa, y comentarios para el management.
Identify guest reservation needs by asking open-ended questions to obtain all necessary information, including enrollment in Marriott Rewards program.
Identificar las necesidades de las reservas de los huéspedes, realizando preguntas de respuesta abierta para obtener toda la información necesaria, incluyendo su inscripción en el programa de Marriott Rewards.
Identify repeat guests using appropriate codes.
Identificar los huéspedes que repiten usando códigos apropiados.
Follow “up selling” techniques and sales strategies in order to maximize property revenue.
Seguir las técnicas de upselling y estrategias de Ventas para maximizar el revenue del hotel.
Reservation Processing
/ Proceso de reservas
Input and access data in reservation system by entering correct information into proper fields, including Marriott Rewards number, and asking for travel agency IATA and FIT numbers (i.e., flags, comments, guest messages).
Registrar y acceder a los datos en el sistema de reservas introduciendo la información correcta en los campos apropiados, incluyendo el número de Marriott Rewards, y preguntando por el código IATA y números FIT (por ej. Banderas, comentarios, mensajes del huésped).
Process all reservation requests, changes, and cancellations received by phone, fax, or mail.
Procesar todas las solicitudes de reservas, cambios y cancelaciones recibidas por teléfono, fax o email.
Verify availability of room type, rate, and occupancy before confirming any reservations.
Verificar la disponibilidad del tipo de habitación, tarifa y ocupación antes de confirmar cualquier reserva.
Inform guests of rules and regulations regarding qualifying rates (e.g., government and special corporate rates and discounts).
Informar a los huéspedes de las normas y reglas referentes a las tarifas calificativas (por ej. Tarifas corporativas y gubernamentales especiales y descuentos).
Indicate special room reservation types (e.g., complimentary rooms, employee discounts, travel agent inspection rates, and wholesale reservations) by inputting the correct code and rate into the reservation system.
Indicar los tipos especiales de reserva de habitación (por ej. Habitaciones de cortesía, descuentos de empleados, fechas de inspección del agente de reservas, y reservas de venta completa) introduciendo el código correcto y la tarifa en el sistema de reservas.
Document information for manual reservations on designated forms and enter information into the reservation system.
Documentar la información para las reservas manuales de la manera designada e introducirla en el Sistema de reservas.
Inventory/Rooms Control
/ Inventario/Control de habitaciones
Respond to any challenges found for accommodating rooming requests by communicating with guest or group contact, Sales Department, or Front Desk.
Responder a cualquier reto que se presente con las solicitudes de las habitaciones comunicándose con el huésped o contacto del grupo, Departamento de Ventas, o Recepción.
Oversee accuracy of room blocks and reservations.
Supervisar la precisión de los bloques de habitaciones y las reservas.
Remove group room blocks from general inventory by entering information into reservation system (MARSHA, Fidelio, OPERA).
Eliminar los bloques de habitaciones de grupos del inventario general introduciendo la información en el sistema de reservas (MARSHA, Fidelio, OPERA).
Communicate with Sales Coordinators and property staff to resolve errors related to group market codes not matching in the PMS and MARSHA systems.
Comunicarse con los coordinadores de ventas y el personal de la propiedad para resolver los errores relacionados con los códigos del mercado de grupos que no coinciden en los sistemas PMS y MARSHA.
Reservation Billing
I Facturación de reservas
Set-up proper billing accounts (i.e., share-with, room/tax/incidentals, tax exempt, direct/special billing, group bookings) according to Accounting policies.
Configurar las cuentas de facturación correctamente (por ej. Habitación/tasas/extras, exención de tasas, facturación directa/especial, reservas de grupos) referentes a las políticas de Contabilidad.
Reservation Training
/ Formación de reservas
Communicate and instill company values and/or culture to new employees.
Comunicar e inculcar valores de la compañía y/o cultura a los nuevos empleados
Review and implement new Reservations procedures.
Revisar e implementar nuevos procedimientos de Reservas.
Guest Relations
/ Relaciones con el huésped
Troubleshoot and resolve guest issues and concerns or refer to appropriate contacts, based on the type of issue.
Solucionar y resolver problemas e inquietudes de los huéspedes o consultarlo con los contactos apropiados, según el tipo de problema
Follow proper escalation procedures when addressing guest concerns.
Seguir los procedimientos de escalamiento adecuados al abordar las inquietudes de los huéspedes.
CRITICAL COMPETENCIES /
COMPETENCIAS IMPORTANTES
Analytical Skills
/ Capacidad Analítica
Problem Solving
/ Resolución de problemas
Learning
/ Aprendizaje
Computer Skills
/ Habilidades con el ordenador
Decision-Making
/ Toma de decisiones
Interpersonal Skills
Habilidades Interpersonales
Guest Service Orientation
Predeterminación al Servicio para el Huésped
Team Work
Trabajo en Equipo
Interpersonal Skills
Habilidades Interpersonales
Diversity Relations
Relaciones de Diversidad
Communications
Comunicación
Communication
Comunicación
Listening
Escuchar
English Language Proficiency
Dominio del Inglés
Telephone Etiquette Skills
Habilidades de etiqueta telefónica
Applied Reading
Lectura aplicada
Writing
Escritura
Personal Attributes
Cualidades Peronsales
Positive Demeanor
Conducta Positiva
Dependability
Fiabilidad
Integrity
Integridad
Presentation
Presentación
Stress Tolerance
Tolerancia al Estrés
Adaptability/Flexibility
Adaptabilidad/Flexibilidad
Initiative
Iniciativa
Organization
Organización
Multi-Tasking
Multitareas
Planning and Organizing
Planear y organizar
Assists Management
/ Ayuda al equipo ejecutivo
Resolving Conflict
/ Resolución de problemas
Team Building
/ Consolidación de equipo
EDITION Hotels combine the visionary genius of boutique hotelier Ian Schrager, the service delivery of a world-class luxury hotel, and the global reach of Marriott International to create an entirely new experience in the world of hospitality. Our hotels are stunning microcosms of the world's top cities, featuring the finest in dining, entertainment, nightlife, and service to create an enchanting experience that makes your spirit soar!
But to create this magical experience, we need you.
EDITION is hiring warm, out-going, authentically amazing people who are looking for a place to work that inspires them, challenges them and makes them proud to come to work. A place where service comes from the heart, not from a handbook. A place that delivers a never-ending theatrical performance that continuously delights and enchants each and every one of our guests.
We invite you to join us today.

Company info

Sign Up Now - HospitalityCrossing.com